Protection des données

La confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel sont des conditions essentielles de la relation de confiance que nous souhaitons établir avec toutes les personnes physiques qui nous les confient.

Ce document témoigne des engagements mis en œuvre par INOVÉA afin que la sécurité des données traitées soit optimale et que les personnes concernées soient pleinement et clairement informées.

Ce document a pour objet de présenter, avec toute transparence, la façon dont nous utilisons et protégeons les données à caractère personnel dans le cadre de nos activités, ainsi que les droits dont tout individu peut disposer.

I – CADRE JURIDIQUE.

II – DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

A – RESPONSABLE DE TRAITEMENT.

B – LES DONNÉES COLLECTÉES.

D – LA SECURITE DE VOS DONNÉES.

E – TRANSFERTS DE DONNÉES.

F – DURÉES DE CONSERVATION.

H – VOS DROITS.

III – DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES EN LIEN AVEC L’ACTIVITÉ COMMERCIALE D’INOVÉA.

A – GESTION DE PATRIMOINE – CLIENTS ET PROSPECTS.

1 – Les catégories de données collectées.

2 – Les finalités de traitement.

3 – La durée de conservation des données.

4 – Les destinataires & catégories de destinataires.

B – GESTION DES MEMBRES DU RÉSEAU.

1 – Les catégories de données collectées.

2 – Les finalités de traitement.

3 – La durée de conservation des données.

4 – Les destinataires & catégories de destinataires.

IV – DISPOSITIONS SPECIFIQUES EN LIEN AVEC L’ACTIVITE D’INOVÉA – RECRUTEMENT.

A – LES CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES.

B – LES FINALITÉS DE TRAITEMENT.

C – LA DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES.

D – DESTINATAIRES & CATÉGORIES DE DESTINATAIRES.

I – CADRE JURIDIQUE

INOVÉA traite des données à caractère personnel concernant des personnes physiques dans le respect :

Des droits et libertés de chacun,
De la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée,
Des directives édictées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
et
Du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

A ce titre, nous entendons vous assurer du respect des principes directeurs de la protection des données que sont :

Le principe de finalité : déterminée, explicite et légitime, INOVÉA détermine les finalités pour lesquelles elle traite des données à caractère personnel.

Le principe de licéité et de loyauté : Les traitements de données à caractère personnel reposent sur un fondement licite et sont effectués de manière loyale et assurent aux personnes concernées par le traitement une information claire et précise.

Le principe de minimisation : INOVÉA se limite au traitement des seules données à caractère personnel nécessaires à l’atteinte des finalités déterminées.

Le principe de limitation : INOVÉA veille à la mise à jour des données à caractère personnel qu’elle traite tout en respectant les finalités déterminées. Les durées de conservation n’excèdent pas celles nécessaires aux finalités déterminées.

Le principe de confidentialité et sécurité des données : INOVÉA détermine et met en œuvre des mesures de sécurité permettant de garantir la confidentialité des données. INOVÉA détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des données à caractère personnel pour prévenir toute violation (violation de sécurité entrainant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel).

INOVÉA exige de ses sous-traitants qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.

En respectant vos droits sur ces données : INOVÉA met en œuvre les moyens nécessaires pour vous garantir l’effectivité de vos droits.

II – DISPOSITIONS GENERALES

A – RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le groupe INOVÉA composé des sociétés INOVÉA SAS, INOVÉA FINANCE SAS, INOVÉA EPARGNE SAS, INOVÉA EPARGNE SAS, INOVÉA IMMOBILIER SAS dont les sièges sociaux sont situés – Aéropole Aéroport Montpellier Méditerranée – Avenue Margot Duhalde, 34130 MAUGUIO est dans le cadre de la présente politique, le responsable de traitements.

Le pilotage d’un traitement conforme de vos données à caractère personnel est assuré par le DPO nommé par le Groupe que vous pouvez joindre à l’adresse suivante : dpo[a]inovea-group.com.

INOVÉA peut être amenée à avoir recours à des sous-traitants, le cas échéant, elle s’engage à conclure avec ces derniers, conformément aux obligations légales et réglementaires, des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données à caractère personnel.

B – LES DONNÉES COLLECTÉES

Nous ne collectons auprès de vous que les données qui sont strictement nécessaires en regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Vos données, lorsqu’elles sont collectées pour une finalité ne sont pas utilisées pour une autre finalité, sans recueillir préalablement votre consentement.

C’est au moment de leur collecte que nous vous précisons si elles sont obligatoires ou facultatives.

Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent être collectées par différents moyens, soit directement auprès de vous, soit par l’intermédiaire de partenaires ou prestataires si vous y avez précédemment consenti, soit lorsqu’elles sont rendues publiques et qu’elles sont nécessaires en regard des finalités poursuivies et obligations auxquelles nous sommes tenues.

D – LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles pour préserver la sécurité de vos données notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Pour renforcer la sécurité et la confidentialité de vos données, nous avons mis en place des dispositifs d’accès restreint aux données. Ainsi, vos données sont uniquement visibles par un personnel habilité et sensibilisé aux questions de protection des données personnelles.

Par ailleurs, nous diligentons des audits et tests afin de nous assurer de la sécurité des données à caractère personnel et de nous prémunir contre tout accès non autorisé à nos systèmes.

Si malgré tout une violation de données devait intervenir, nous serions amenés à la notifier à la CNIL et/ou vous en informer.

E – TRANSFERTS DE DONNÉES

Nous privilégions des moyens situés en France ou en Union Européenne pour le traitement de vos données à caractère personnel.

Si un transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne est effectué, nous nous engageons à vous en informer et à le réaliser conformément à la réglementation applicable ; le cas échéant, à l’encadrer de garanties de sécurité appropriées pour assurer un niveau de protection adéquat.

F – DURÉES DE CONSERVATION

Vos données à caractère personnel sont conservées, en fonction des différentes finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

Lorsqu’une donnée à caractère personnel est collectée pour plusieurs finalités, elle est conservée jusqu’à épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

Une fois les finalités de traitement des données atteintes, et en tenant compte des éventuelles obligations légales ou réglementaires imposant de conserver certaines données, nous procédons à la suppression ou à l’anonymisation de vos données.

Nous vous informons de ces durées de conservation au moment de la collecte des données à caractère personnel et dans le respect de la réglementation en vigueur.

H – VOS DROITS

Conformément à la règlementation applicable, vous disposez de :

un droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles,
un droit de rectification : si vos données sont inexactes ou incomplètes vous pouvez exiger qu’elles soient rectifiées,
un droit à l’effacement : vous pouvez demander l’effacement de vos données, dans la limite de ce qui est prévu par la règlementation,
un droit à la limitation : vous pouvez demander la limitation du traitement si vous contestez l’exactitude de vos données ou si vous vous êtes opposé au traitement. L’utilisation de vos données est alors gelée,
un droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données, pour un motif légitime. Vous pouvez vous y opposer sans motif, lorsque vos données sont utilisées à des fins de prospection commerciale,
un droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication de vos données personnelles, applicables après votre décès,
un droit à la portabilité de vos données : lorsque ce droit est applicable, vous avez la possibilité que ces données vous soient restituées ou qu’elles soient transférées à des tiers si cela est possible techniquement.
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, retirer ce consentement à tout moment,

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment par écrit à : INOVÉA – Aéropole Aéroport Montpellier Méditerranée – Avenue Margot Duhalde, 34130 MAUGUIO, ou dpo[a]inovea-group.com.

Conformément à la règlementation applicable, vous conservez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 0 ou directement sur le site de la CNIL : www.cnil.fr

Vous avez également la faculté de vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique www.opposetel.gouv.fr. Néanmoins, nous pouvons toujours vous téléphoner, dès lors que vous êtes titulaire auprès de INOVÉA d’un contrat en vigueur ou que vous avez demandé à être contacté.

III – DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES EN LIEN AVEC L’ACTIVITÉ COMMERCIALE D’INOVÉA

INOVÉA traite des données à caractère personnel pour les besoins de ses deux principales activités qui sont :

Le conseil en gestion de patrimoine ;
La gestion des membres de son réseau.

A – GESTION DE PATRIMOINE – CLIENTS ET PROSPECTS

1 – Les catégories de données collectées

Dans le cadre des activités commerciales d’INOVÉA et de son réseau, les données à caractère personnel relatives aux prospects et clients correspondent à toutes les données à caractère personnel nécessaires à la constitution d’un dossier client dans la prestation de conseil et/ou d’intermédiation, puis dans le suivi de ce dernier dans la durée.

Les données peuvent ainsi concerner les prospects ou clients, directement mais également des personnes physiques intervenant dans le cadre d’une relation avec un client tel qu’un mandataire, un représentant légal, une caution, un contact désigné, un préposé ou un bénéficiaire effectif…

Ces données peuvent concerner des données relatives tant à l’identification de la personne concernée, qu’à sa vie personnelle ou sa vie professionnelle, dès lors que INOVÉA ou un membre de son réseau est amené à conseiller le client au regard des éléments de connaissance qui auront été recueillis : situation patrimoniale, financière, professionnelle, connaissances et expériences, tolérance au risque, capacité à supporter les pertes, objectifs, besoins…

A partir de ces données à caractère personnel collectées auprès de vous, nous pouvons générer ou calculer de nouvelles données à caractère personnel vous concernant. C’est le cas notamment lors lorsque nous analysons votre demande dans le cadre d’une prestation de conseil en gestion de patrimoine et procédons à une évaluation de votre appétence au risque, ou lorsque nous déterminons conformément à nos obligations légales et règlementaires, le risque de fraude notamment.

Par ailleurs, pour connaître notre clientèle, adapter nos produits et services et personnaliser les offres qui peuvent vous être proposées, nous définissons des profils et segments de clientèle.

INOVÉA ne traite pas de données sensibles telles que définies à l’article 9 du RGPD.(données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes, à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique) dans le cadre de ces activités de gestion de patrimoine.

2 – Les finalités de traitement

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées uniquement sur la base de fondements juridiques, c’est-à-dire l’exécution de vos contrats, le respect de nos obligations légales ou au titre de nos intérêts légitimes. Nous demandons pour certains traitements de données, votre consentement spécifique.

Vos données font l’objet de traitements destinés à assurer notre activité commerciale et à titre d’exemple :

Intérêt légitime	En vue de l’amélioration de la qualité, de la relation client et des process mise à disposition de votre espace Filianse et vous en permettre l’accès sur internet ou assurer votre identification lorsque vous nous contactez établissement de statistiques (financières, ventes…) assurer le contrôle interne de l’activité statistiques d’activité En vue de l’amélioration de la qualité des outils et services compréhension de la façon dont vous utilisez nos services et mieux vous connaître afin d’améliorer nos produits et services et développer de nouvelles offres gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus suivi de la relation client pour la réalisation d’enquêtes de satisfaction, et études sur la qualité des services Dans ce cadre nous pouvons être amenés à procéder à des opérations de profilage en vue d’effectuer des segmentations et des sélections marketing qui ne produisent pas d’effets juridiques Afin d’assurer la sécurité et la préservation de nos intérêts communs vérifier le bon fonctionnement de nos outils informatiques, de nos sites internet et en améliorer la sécurité, éviter les dysfonctionnements ou prévenir et réagir à des problèmes de sécurité ou d’autres activités potentiellement interdites ou illégales détecter des cas de fraude et enquêter pour préserver nos intérêts mutuels assurer la sécurité des personnels et des visiteurs notamment par la vidéosurveillance de certains locaux
Exécution du contrat, du service et/ou de mesures précontractuelles	analyse des besoins spécifiques pour distribuer des produits adaptés à vos besoins distribution des produits (présentation, proposition, gestion et exécution des contrats) gestion des contrats clients gestion des réclamations et du contentieux, tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires qui peuvent lui être rattachées communiquer avec vous dans le cadre de la gestion de vos contrats. À cet égard nous sommes susceptibles de vous adresser des appels, courriers, emails, SMS Dans ce cadre de la distribution de produits ou services, nous pouvons être amenés à procéder à des opérations de profilage et des décisions automatisées à partir de l’analyse de vos données peuvent être prises notamment pour l’appréciation du risque et la proposition de produits adaptés à votre situation. Ces traitements peuvent avoir des impacts sur le conseil apporté. Dans tous les cas vous pouvez demander l’intervention d’un conseiller pour examiner votre situation ou formuler une réclamation
Obligation légale	réalisation des obligations liées au devoir de conseil lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ainsi que l’application des mesures nationales ou internationales de sanction notamment le gel des avoirs la gestion des demandes relatives à l’application de la législation sur la protection des données à caractère personnel réponse aux demandes de tiers autorisés notamment en cas de réquisitions judiciaires légalement formées ou de demande de communication
Consentement	Gestion de la base de données de contacts réalisation d’actions de prospection commerciale

3 – La durée de conservation des données

Les données à caractère personnel sont conservées en fonction des différentes finalités pour lesquelles elles sont collectées et notamment pendant toute la durée de notre relation contractuelle.

Les durées de conservation peuvent également résulter d’obligations prévues par la loi. Ainsi nous conservons, dans le cadre de notre activité distributeur, même après la fin des contrats souscrits par l’intermédiaire d’INOVÉA, les données que vous nous avez transmises pour les traitements liés à la gestion de ces contrats, pendant les durées légales de prescription des actions.

Nous conservons également vos données communiquées à des fins de prospection commerciale en vue de la réalisation de notre activité, pendant 3 ans à compter de votre dernier contact sur ce sujet.

4 – Les destinataires & catégories de destinataires

Vos données sont destinées à notre usage en tant que responsable de traitement et pourront être traitées, dans la limite de leurs habilitations :

par les collaborateurs du groupe INOVÉA dûment habilités dans la limite de leurs fonctions, et le cas échéant de ses filiales,
par les membres de son réseau, plus particulièrement le membre en charge du dossier client.

Elles sont également susceptibles d’être transmises à des organismes ou destinataires externes uniquement dans le cadre et pour les besoins de la prestation fournie, notamment :

nos partenaires (compagnies d’assurance, société de gestion, promoteurs immobiliers…) en fonction des solutions contractuelles proposées
les instances de régulation et de contrôle (notamment AMF, ACPR, Association Professionnelle, administration fiscale et sociale),
des professions réglementées (avocats, notaires, juridictions, experts comptables, commissaires aux comptes etc.)
les prestataires,
le personnel habilité de nos sous-traitants.

Les données à caractère personnel peuvent également être transmises à des sous-traitants liés par un contrat de sous-traitance (telle que définie par la réglementation RGPD) notamment les éditeurs d’outils CRM, d’outils de communication, d’outils de facturation et de comptabilité ainsi que les hébergeurs de serveurs. Ces sous-traitants n’ont accès à vos données que pour exécuter leurs services et sont tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles que nous mettons en œuvre.

B – GESTION DES MEMBRES DU RÉSEAU

1 – Les catégories de données collectées

Dans le cadre des activités commerciales d’INOVÉA, les données à caractère personnel relatives aux futurs membres et membres du réseau correspondent à toutes les données à caractère personnel nécessaires à la constitution de son profil et au suivi de ce dernier dans la durée. Ces données, collectées auprès de vous, peuvent concerner des données relatives tant à l’identification de la personne concernée qu’à sa vie professionnelle, dès lors qu’elles sont nécessaires à l’intégration, l’accompagnement et à l’animation du réseau.

A partir de ces données à caractère personnel, nous pouvons générer ou calculer de nouvelles données à caractère personnel vous concernant.

2 – Les finalités de traitement

Vos données font l’objet de traitements destinés à assurer notre activité commerciale et à titre d’exemple :

Intérêt légitime	En vue de l’amélioration de la qualité, de la relation client et des process mettre à votre disposition les moyens techniques nécessaires à l’exercice de votre activité établissement de statistiques (financières, ventes…) assurer le contrôle interne de l’activité statistiques d’activité Dans ce cadre nous pouvons être amenés à procéder à des opérations de profilage en vue d’effectuer des segmentations et des sélections marketing qui ne produisent pas d’effets juridiques Afin d’assurer la sécurité et la préservation de nos intérêts communs vérifier le bon fonctionnement de nos outils informatiques, de nos sites internet et en améliorer la sécurité, éviter les dysfonctionnements ou prévenir et réagir à des problèmes de sécurité ou d’autres activités potentiellement interdites ou illégales détecter des cas de fraude et enquêter pour préserver nos intérêts mutuels assurer la sécurité des personnels et des visiteurs notamment par la vidéosurveillance de certains locaux Afin d’assurer l’animation du réseau : développer le réseau et présentation du modèle INOVÉA organiser des événements en vue de fédérer le réseau
Exécution du contrat, du service et/ou de mesures précontractuelles	accompagnement de votre évolution au sein du réseau vous permettre d’animer et d’accompagner votre lignée dans la réalisation de son activité de distribution gestion des réclamations et du contentieux, tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires qui peuvent lui être rattachées communiquer avec vous dans le cadre de la gestion de votre activité
Obligation légale	réalisation des obligations liées au devoir de conseil lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ainsi que l’application des mesures nationales ou internationales de sanction notamment le gel des avoirs la gestion des demandes relatives à l’application de la législation sur la protection des données à caractère personnel réponse aux demandes de tiers autorisés notamment en cas de réquisitions judiciaires légalement formées ou de demande de communication
Consentement	Gestion de la base de données de contacts Gestion de votre image pour l’animation des réseaux d’INOVÉA

3 – La durée de conservation des données

Nous conservons 1 an après leur collecte les données vous concernant si vous n’avez pas souhaité rejoindre le réseau.

A titre d’exemple, les données vous concernant sont conservées durant le temps de la relation contractuelle qui nous unit puis archivées pour une durée de 5 ans, ce délai pouvant être prorogé en cas de contentieux et jusqu’à expiration des voix de recours. Les documents comptables étant conservés pendant une durée de 10 ans conformément aux dispositions du code de commerce.

Les durées de conservation peuvent également résulter d’obligations prévues par la loi. Ainsi nous conservons même après la fin de notre relation contractuelle des données vous concernant pendant les durées légales de prescription des actions.

4 – Les destinataires & catégories de destinataires

Vos données sont destinées à notre usage en tant que responsable de traitement et pourront être traitées, dans la limite de leurs habilitations :

par les collaborateurs du groupe INOVÉA dûment habilités dans la limite de leurs fonctions, et le cas échéant de ses filiales,
par les membres de son réseau, notamment dans le cadre du parrainage.

Elles sont également susceptibles d’être transmises à des organismes ou destinataires externes uniquement dans le cadre et pour les besoins de la prestation fournie, notamment :

nos partenaires (compagnies d’assurance, société de gestion, promoteurs immobiliers…) en fonction des solutions contractuelles proposées,
les instances de régulation et de contrôle (notamment AMF, ACPR, Association Professionnelle, administration fiscale et sociale…),
des professions réglementées (avocats, notaires, juridictions, experts comptables, commissaires aux comptes etc.)
les prestataires
le personnel habilité de nos sous-traitants.

Les données à caractère personnel peuvent également être transmises à des sous-traitants liés par un contrat de sous-traitance telle que définie par la réglementation RGPD) notamment les éditeurs d’outils CRM, d’outils de communication, d’outils de facturation et de comptabilité ainsi que les hébergeurs de serveurs. Ces sous-traitants n’ont accès à vos données que pour exécuter leurs services et sont tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles que nous mettons en œuvre.

IV – DISPOSITIONS SPECIFIQUES EN LIEN AVEC L’ACTIVITE D’INOVÉA – RECRUTEMENT

A – LES CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES

Certaines données à caractère personnel peuvent être nécessaires pour l’examen des candidatures, notamment les données d’identification, les données relatives à la vie professionnelle et à la formation.

Les Candidats seront informés lors de la collecte, par un astérisque ou par un moyen équivalent, du caractère obligatoire de la communication. Le cas échéant, en l’absence de fourniture, INOVÉA ne sera pas en mesure de traiter la candidature.

B – LES FINALITÉS DE TRAITEMENT

Vos données peuvent faire l’objet de traitements destinés à assurer notre recrutement, à titre d’exemple :

Intérêt légitime	Gestion des candidatures ((sélection de profils adéquats, mise œuvre et suivi des entretiens, gestion des éventuelles recommandations et références…) Gestion des entretiens Mise en œuvre du pré recrutement
Exécution de mesures précontractuelles	Mise en œuvre du pré-recrutement (propositions d’embauche, échanges mails…)
Consentement	Gestion d’un vivier de candidats

C – LA DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Les données à caractère personnel des Candidats sont conservées pendant une durée de 1 an à compter du dernier contact avec INOVÉA.

Pendant toute leur durée de conservation, l’accès aux données à caractère personnel des Candidats est limité aux seules personnes devant y accéder dans le cadre de leurs fonctions, et disposant des habilitations adéquates.

Au terme de cette durée, les données à caractère personnel des Candidats seront définitivement supprimées sauf à ce que vous ayez donné votre consentement à apparaitre dans le vivier de candidats.

D – DESTINATAIRES & CATÉGORIES DE DESTINATAIRES

Vos données sont destinées à notre usage en tant que responsable de traitement et pourront être traitées, dans la limite de leurs habilitations :

par les collaborateurs du groupe INOVÉA dûment habilités dans la limite de leurs fonctions, et le cas échéant de ses filiales
par les personnes habilitées chargées d’assurer la sécurité des personnes et des biens, pour les besoins du contrôle d’accès aux locaux
par les services concernés par le recrutement

Elles sont également susceptibles d’être transmises à des organismes ou destinataires externes uniquement dans le cadre et pour les besoins du recrutement, notamment :

cabinets de recrutement, agences d’intérim
cabinet de coaching en recrutement